Prowadzenie masowej korespondencji za pomocą kont email jest standardem. Korzystając z dowolnego klienta poczty email na przykład programu Thunderbird lub Outlook, a także z klientów poczty typu Webmail na przykład Roundcube lub aplikacji do darmowej obsługi poczty email na przykład Onet, WP, Gmail. Oferują możliwość wysłania wiadomości mail do jednego oraz w wielu adresatów. Wprowadź jeden lub wiele adresów e-mail, korzystając z pól DO, DW, UDW, a następnie zredaguj wiadomość i wyślij ją. W tym krótkim poradniku pokażę Ci, jak łatwo wysłać mail do wielu odbiorców jednocześnie na przykładzie poczty Roundcube – popularnego klienta poczty e-mail dostarczanego z usługami u większości dostawców usług hostingowych.
- Redagowanie nowej wiadomości mail
- Pola DO, DW, UDW: Wprowadzanie odbiorców wiadomości
- Jak wysłać mail do wielu odbiorców?
- Mail do wielu odbiorców, a wysyłanie kopii ukrytej wiadomości (UDW)
Redagowanie nowej wiadomości mail
Każde wysyłanie wiadomości mail zaczyna się od stworzenia nowej treści. W programach pocztowych takich jak Roundcube, Thunderbird czy Gmail, proces ten wygląda bardzo podobnie. Aby rozpocząć, zaloguj się na swoje konto e-mail i wybierz opcję „Utwórz nową wiadomość” lub podobną. Pamiętaj, aby dokładnie wypełnić wszystkie pola, takie jak temat wiadomości i treść. Należy również dodać załączniki, jeśli są wymagane. Przed wysłaniem warto sprawdzić, czy wszystkie informacje są poprawnie wprowadzone. A co powinieneś zrobić, aby wysłać wiadomość do wielu adresatów?
Pola DO DW UDW: Wprowadzanie odbiorców wiadomości
Kiedy przygotowujesz mail do wysłania, kluczowe jest właściwe użycie pól DO, DW (Do Wiadomości) oraz UDW (Ukryte Do Wiadomości). Do czego służą pola DO, DW i UDW i w jaki sposób możesz wykorzystać ich potencjał w korespondencji masowej:
- W polu DO wprowadź głównego odbiorcę wiadomości, którego adres będzie widoczny dla wszystkich.
- W polu DW możesz podać adresy, na które zostanie przesłana kopia wiadomości do innych odbiorców. To pole zwykle pełni funkcję „informacyjną”, a więc zdefiniowani tu odbiorcy, nie muszą brać udziału w korespondencji, ale powinni być o niej poinformowani.
- Natomiast UDW umożliwia wysyłkę wiadomości do wielu odbiorców jednocześnie, ukrywając jednocześnie adresy innych odbiorców. Funkcja ta jest szczególnie przydatna, gdy zależy Ci na ochronie prywatności adresatów, np. gdy wysyłasz mailing masowy.
Jak wysłać mail do wielu odbiorców?
Wiesz już, jakie masz możliwości wysyłki wiadomości, a co powinieneś zrobić, aby wysłać ją do wielu odbiorców? Aby wysłać mail do kilku osób jednocześnie, wystarczy wprowadzić adresy e-mailowe w odpowiednie pole (DO, DW, UDW), oddzielając je przeważnie przecinkiem lub spacją, w zależności od używanego klienta poczty.
W programach takich jak Roundcube, Thunderbird, Outlook, możesz również skorzystać z książki adresowej, aby łatwiej dodawać kontakty. Proces ten jest bardzo intuicyjny i sprowadza się do kilku kliknięć. Jednak pamiętaj, że w przypadku dużej liczby odbiorców lepiej jest użyć pola UDW, aby chronić ich prywatność i uniknąć sytuacji, w której wszystkie adresy są widoczne dla każdego z odbiorców.
Mail do wielu odbiorców, a wysyłanie kopii ukrytej wiadomości (UDW)
Wysłanie wiadomości z ukrytymi odbiorcami jest prostym sposobem na ochronę prywatności adresatów. Idealnie nadaje się do korespondencji masowej. Wystarczy skorzystać z pola UDW (lub „BCC” w wersji angielskiej). Dzięki temu adresy e-mail wszystkich odbiorców zostaną ukryte przed innymi, co jest szczególnie ważne w przypadku korespondencji masowej. Wprowadź adresy w pole „UDW” i wyślij wiadomość tak, jak zazwyczaj. To proste rozwiązanie pomaga unikać problemów związanych z ujawnianiem danych osobowych i zwiększa profesjonalizm komunikacji.
- Pamiętaj, że adresaci pól DO i DW, nie będą wiedzieli o ukrytych odbiorcach. Z kolej adresaci z pola UDW, nie dowiedzą się o sobie wzajemnie, ale będą widzieli adresatów DO i DW.
